Gestão de Eventos

Hermes: Mais que um sistema, uma nova filosofia de gestão

As empresas de gestão de eventos podem ser especializadas em um segmento ou ter um leque diversificado de atuação, mas todas partem de uma base de dados principal, onde estão todos os envolvidos em um evento, desde os participantes, passando pelos fornecedores até chegar aos expositores.

Pensando nisso desenvolvemos junto a empresa o sistema principal de gerenciamento do Hermes. Uma gama de ferramentas é instalada e customizada a realidade do cliente para gerenciar o banco de dados principal possibilitando organização de eventos mais simples até os mais complexos.

O Sistema Principal do Hermes é feito para gerenciar o banco de dados geral da empresa, onde estão todos os stakeholders de um processo de gestão de eventos, ou seja, participantes, expositores, fornecedores, funcionários, etc.

Com o Hermes a empresa pode fazer a administração dos eventos individualmente e controlar entre outras coisas; inscrição externa - tele-atendimento, e-mail, carta, etc, administração total de mala direta, centro de custo próprio (controle de pagamentos e despesas com fornecedores), relatórios específicos por meio da consulta inteligente, consultas e pesquisas dinâmicas, emissão de crachás, etc.

Pensando também nas empresas que realizam apenas eventos pontuais e que não precisam de um sistema completo e com recursos diversos para organizarem seus eventos, a Trio desenvolveu uma solução que pode ser utilizada direto dos nossos servidores com a mesma eficiência.

Conheça as diversas aplicações e veja qual se encaixa melhor na sua empresa e como o Sistema Hermes de Gestão de eventos pode otimizar e melhorar sua organização e credenciamento.

Algumas Aplicações do Sistema Hermes:

  • Sistema de Gestão

  • O módulo principal do Hermes, é composto por um design leve para previlegiar o seu funcionamento, para deixar a navegação leve e mais fácil, o sistema é composto por ABAs e em cada uma delas um conjuto de ferramentas. Algumas dessas ferramentas são comuns a todos os nossos clientes, claro que cada uma customizada com a necessidade e o perfil de cada empresa. Duas merecem destaque:

    Consulta Geral: Ferramenta para geração de relatórios, o módulo é ligado a todo o banco de dados, em sua primeira parte o participante escolhe os filtro possíveis, como "Evento", "Categoria", "Status", "Tipo de Pagamento", etc. Na segunda parte escolhe os campos desejados, ou seja, um relatório pode ser composto por nome, email e telefone, ou ter todos os campos possíveis. Por fim a ordenação, depois disso o sistema gera o relatório desejado em tela e, como na grande maioria das ferramentas do sistema, ao final da página um link para salvar o mesmo relatório em formato excel.

    Administra Evento: Provavelmente a mais poderosa das ferramentas. Com certeza a ferramenta mais utilizada por nossos usuários, nela o usuário tem acesso a todos os eventos e por consequência a todos as inscrições. A cada evento selecionado, filtros básicos, como categoria, status e tipo de pagamento, além de ordenação por nome e data de inscrição. A ferramenta vem com uma tabela com ID, Nome, Categoria, Status, Data de Inscrição, em cada informação um link com uma ferramenta, como; detalhes da inscrição, acompanhamento de pagamento, alteração de dados cadastrais, etc.

    Uma vez que a empresa adiquirir o módulo principal do Hermes, essas ferramentas e as demais são customizadas de acordo com o processo de adminstração de evento da empresa, respeitando o profissional que vai operar o sistema, criando o menor impacto possível, a nossa intenção é que o profissional aumente seu rendimento e não que tenha que parar tudo e "aprender" a fazer o que ele já sabe só que de forma diferente.

  • Formulário de Inscrição

  • O Formulário de Inscrição de um evento é uma parte vital, se os dados não forem bem recolhidos comprometem o sucesso do seu evento. A Trio Interativa nos últimos anos faz uam média de mais de 30 formulários por ano, fazendo eventos de todos os seguementos; médico, técnico, esportivo, receptivos, etc.

    Nossos formulários são elaborados junto ao cliente sempre com um dos nossos analistas, por ele será levantando todos os problemas e necessidades para o cliente ter em mãos os dados necessários para conseguir adminsitrar o evento e conseguir tirar relatórios precisos além tudo ser pensando para o credenciamento do evento ser um sucesso.

    Trabalhamos com todos as formas possíveis de pagamento, otimizando o recebimento, a baixa e o controle durante todo o evento; boleto, cartão de crédito, pagseuro, paypal, etc.

  • Submissão de Trabalhos

  • Um dos pontos importantes dos congressos acadêmicos, tem que ser tratado com seriedade e profissionalismo para não gerar suspeita sobre seu processo. A Trio Interativa tem experiência nos mais diversos formatos de submissão de trabalho, seja ele por formulário ou download de documentos. Com uma ou mais fases de avaliação.

    O importante que o processso pode ser todo digital, ou seja, tanto a submissão dos trabalhos quanto a fase a de avaliação. Essa última a Trio Interativa pode desenvolver toda a parte da avaliação on-line como no local do evento, com conexão dos dados colhidos antes do evento e exposição dos trabalhos no local do evento. A avaliação eltrônica é realizada por meio de votação eletrônica, com resultados na mesma hora após as avaliações.

  • Manual do Expositor Eletrônico

  • Uma grande necessidade dos eventos, principalmente do seguemento de feiras. Os expositores com o Manual Eletrônico do Sistema Hermes tem todas as informações a mão por meio de um login e senha. Pode fazer download do manual completo e tem acesso a todos os formulários do evento para compra de produtos e serviços:

    • Compra de energia elétrica adicional com tabela de referência
    • Upload de arte para testeiras
    • Cadastramento de Credenciais
    • Pagamento de taxa de limpeza
    • Compra de elementos de mobiliários

    E tudo que o seu evento tiver a oferecer. Peça uma demonstração sem compromissos e veja como você pode deixar seu CAEX muito mais ágil no seu próximo evento.

  • SHC - Sistema Hermes de Credenciamento

  • A filosofia Hermes de gestão em eventos já é uma realidade em muitas agências e organizadores de eventos espalhados pelo país. Para atender de forma completa nossos clientes e qualquer outro organizador de evento, criamos um sistema de credenciamento para eventos, o SHC - Sistema Hermes de Credenciamento.

     

    O SHC funciona com a base de dados do Sistema de Gestão Hermes ou com qualquer outro tipo de base, ele é adaptável e totalmente customizável. É possível configurar os campos na etiqueta que será impressa, além disso, durante e após o evento é possível acompanhar o credenciamento em tempo real, como inscrições no local, presença, novas inscrições e tudo mais que o cliente desejar.

    O módulo de impressão conta ainda com customização para totens de auto-atendimento, impressão de código de barras, impressão de certificados, além de controle de presença por foto. Tudo isso inclui ainda um profissional para acompanhar a instalação, manutenção e monitoração durante todo evento. O profissional é um analista/programador que dará suporte ao sistema durante todo evento, podendo fazer rápidas customizações e dando suporte a todo staff da secretaria.