Categoria, Status, Tipo de Pagamento e Valor – O Quarteto Fantástico

Todo evento para ter o mínimo de organização tem que ter um sistema de gestão por trás, para garantir que todos os inscritos tenham seus dados guardados de forma segura e que os seus dados de inscrição sejam armazenados garantindo que no dia do evento os participantes sejam recebidos e direcionados para suas atividades de forma correta e organizada.

Para isso acontecer de forma harmônica toda inscrição deve ter no mínimo, o que chamamos na Trio Interativa, de Quarteto Fantástico; categoria, status, tipo de pagamento e valor. Só assim é possível gerar relatórios gerenciais e detalhados precisos, para facilitar a secretaria executiva na tomada de decisões e na administração das inscrições.

Inscrições que não tenham um desses dados vai prejudicar o levantamento das informações. Esse tipo de erro é mais comum nas inscrições feitas de forma manual, por dentro do sistema, pois são feitas por usuários que tenham permissões de administrador e podem realizar qualquer tipo de inscrição, no formulário eletrônico o programador normalmente tem o cuidado de colocar os campos mais importantes, e esses quatros estão nesse grupo, como obrigatórios, fazendo com que o participante não consiga concluir a inscrição sem esses dados.

Essas informações valem para qualquer tipo de sistema de gestão, pois essas regras são básicas para a organização de qualquer evento. Até mesmo nos eventos por adesão, aqueles que não é necessário o pagamento para participação, para isso basta o gestor criar os tipos certos para cada informação, por exemplo.

Evento por adesão:

  • Categoria: vai depender das atividades e do tipo de evento.
  • Status: Podemos ter “Inscrito e Não Confirmado”, para inscrições não concluídas, e “Inscrito e Confirmado” para inscrições finalizadas com sucesso e assim controlaremos para que esses participantes não entrem novamente no formulário.
  • Tipo de Pagamento: “Adesão” para todos os participantes, não precisando disponibilizar isso no formulário eletrônico.
  • Valor: “zero”, não tem valor, mas colocaremos o “zero” gravado no campo valor.

Como você pode notar, esses tipos devem ser elaborados pelo gestor do evento em conjunto com o Analista de Sistemas, assim a organização do evento não deixará de tipificar nenhum dos participantes e os relatórios ficarão precisos, fazendo com que a secretaria executiva gerencie o evento de forma correta, seja na virada de preços, nas vagas das atividades ou na criação de ações para incentivar as inscrições e pagamentos antecipados para criação de caixa para o evento, por exemplo.

Envie sua sugestão, comentários ou críticas. Compartilhe suas experiências aqui na Trio Interativa. Abraço.

Plínio Cruz – Analista de Sistemas do Sistema Hermes de Gestão em Eventos.

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